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Association de fait

sans numéro d'entreprise

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Important pour votre association

Oui. Vous pouvez régulièrement demander à un travailleur associatif d’effectuer des prestations pour votre association. Attention : en tant qu’association, vous devez vous assurer que les travailleurs associatifs prennent les pauses nécessaires prévues par la loi.

Non. Votre association n’a pas le droit de faire appel à un travailleur associatif afin de remplacer un travailleur qui a été en service pendant les quatre trimestres précédents.

Non. Le travail associatif n’étant pas considéré comme du travail, vous n’êtes pas tenu de conclure un contrat de travail. Toutefois, il faut consigner sur papier les accords conclus avec le travailleur associatif. Votre association doit conclure un contrat en matière de travail associatif avec cette personne. Celui-ci fixe notamment la durée, l'indemnité, l’horaire fixe ou variable du travailleur associatif et l'engagement que celui-ci ne dépassera pas le seuil fixé pour le régime du travail associatif.

Le contrat en matière de travail associatif doit être conservé pendant cinq ans.

Tout contrat avec une association devra être conclu pour une durée maximale d’un an. Par année civile, vous êtes autorisé à conclure au maximum trois contrats en matière de travail associatif (consécutifs ou non) avec le même travailleur associatif.

La nouvelle loi étant valable un an, la date de fin du contrat ne peut être ultérieure au 31/12/2021.

Téléchargez ici le contrat standard en format PDF(.pdf-Nouvelle fenêtre) ou Word(.docx-Nouvelle fenêtre).

Oui. Votre association doit posséder une assurance responsabilité civile et une assurance dommages corporels. Il faut mentionner les numéros des polices d'assurance dans le contrat.

Non. Le travail associatif ne peut pas, au cours d'une même période, être cumulé avec un travail de nature professionnelle pour la même association.

Vous pouvez demander à quelqu’un de réaliser du travail associatif dans le cadre d’initiatives sportives ou d'activités socioculturelles. Les administrations publiques doivent remplir les mêmes conditions que les associations avec numéro d'entreprise.

Au terme de chaque trimestre, l'association reçoit un document dans sa e-Box (ou en version papier) dressant l'état des lieux du travail associatif effectué au sein de l'association au cours du trimestre écoulé.

Au plus tard le 5e jour du deuxième mois suivant le trimestre en question, l'association reçoit dans sa e-Box (ou en version papier) la facture définitive reprenant les cotisations de solidarité dues. Celles-ci sont calculées sur la base des déclarations de travail associatif introduites via le service en ligne. Le délai de paiement s'étend jusqu'à la fin du deuxième mois suivant le trimestre concerné.

Veuillez utiliser le numéro de compte suivant pour procéder au paiement des cotisations de solidarité à l'ONSS :

BE39 6791 6925 7219

N'oubliez pas de mentionner la communication structurée lors de chaque versement.

Important : activez votre e-Box Enterprise (pour les associations possédant un numéro d'entreprise) ou My e-Box (pour les associations de fait) afin de recevoir les communications officielles des institutions fédérales de manière simple, rapide et sûre !

Plus d'informations sur l'e-Box Enterprise : https://www.eboxenterprise.be/fr/index.html.(Nouvelle fenêtre)

Plus d'informations sur My e-Box : https://myebox.be/fr.(Nouvelle fenêtre)

Le paiement de la taxe fiscale aura lieu au moment du décompte, en fin d’année. Les associations ne doivent donc rien faire pour le moment. Plus d’informations à ce sujet seront bientôt disponibles.

Le droit du travail ne s'applique pas intégralement. Cependant, les règles suivantes sont d'application :

  • chaque année, vous êtes autorisé à conclure au maximum trois contrats consécutifs ou non avec le même travailleur associatif.
  • vous êtes tenu d’établir et de reprendre dans le contrat en matière de travail associatif un horaire hebdomadaire ou mensuel fixe ou variable.
  • une pause de quinze minutes est obligatoire si la personne travaille plus de six heures d’affilée.
  • une pause de minimum onze heures est obligatoire entre deux prestations différentes (comme un entraînement sportif par exemple).
  • un maximum de six jours de travail hebdomadaires est autorisé. Autrement dit, un repos minimal ininterrompu de 24 heures est obligatoire chaque semaine.
  • le congé de maternité est obligatoire à partir de 7 jours avant la date présumée de l’accouchement jusqu’à 9 semaines incluses après l’accouchement.
  • la résiliation s’accompagne de règles particulières. Si vous résiliez le contrat avant l’expiration du délai convenu sans motif grave ou sans respecter le délai de préavis, vous devrez payer au travailleur associatif une indemnité, qui doit être communiquée à l’ONSS par voie électronique.
  • la protection du bien-être fait l’objet d’un régime spécial.

Le travail associatif est encore autorisé jusqu’au 31 décembre 2020, aux conditions de la loi annulée relative aux activités complémentaires. Les contrats relatifs aux activités complémentaires conclus restent dès lors juridiquement valables. Suite à l’annulation de la loi relative aux activités complémentaires, les contrats relatifs à ce type d’activités conclus pour des prestations à effectuer en 2021 deviennent de fait obsolètes, à l’exception des activités et des montants convenus pour l’année 2020.

Bon à savoir au moment d’établir une déclaration

Selon la loi belge, on parle d'une association de fait dès lors que deux ou plusieurs personnes développent l'idée de « réaliser ensemble un objectif idéal ». Dans la pratique, il s'agit d'un groupe ou d'un club informel qui n'a aucun fondement juridique ou personnalité juridique. Si votre club n'a pas de numéro d'entreprise, il s'agit probablement d'une association de fait.

Vous pouvez le vérifier dans le moteur de recherche de la Banque-carrefour des entreprises(Nouvelle fenêtre). Vous pouvez également y trouver votre numéro d'entreprise si vous l'avez oublié.

Pour introduire une déclaration, il vous faut :

  • le numéro de registre national de la personne qui fournit un service à votre association,
  • la période à laquelle le service est fourni (maximum 1 an),
  • le montant mensuel de la rémunération,
  • le nombre mensuel d’heures de prestation du travailleur associatif et
  • éventuellement le montant de l’indemnité de rupture (si d’application).

Lorsque vous introduisez une déclaration à titre de mandataire, vous avez également besoin du numéro d'entreprise de l'association que vous représentez.

Si votre association ne dispose pas d'un numéro d'entreprise, vous pouvez créer un numéro d'identification unique lorsque vous effectuez pour la première fois une déclaration dans le service en ligne Travail associatif.

  • Enregistrez-vous avec votre carte d'identité électronique (eID), le service Itsme ou au moyen d’un code unique généré par une application mobile.
  • Commencez votre déclaration.
  • Choisissez « Ajouter une nouvelle association de fait ».
  • Entrez les données demandées.

Le service en ligne vous attribue un numéro d'identification unique que vous pouvez utiliser pour toutes les déclarations de travail associatif liées à cette association.

Il vous faut :

  • les numéros de registre national de (minimum) 2 représentants de votre association,
  • le nom,
  • l’adresse et
  • les coordonnées.

Le gestionnaire d'accès de la société ne vous a pas encore donné accès au service en ligne. Contactez le gestionnaire d'accès ou le gestionnaire d'accès principal de votre entreprise.

Votre association a-t-elle un gestionnaire d'accès principal ?

Si, par exemple, votre association doit rentrer les fiches annuelles pour Belcotax ou si elle a demandé des subventions, elle a certainement un gestionnaire d'accès principal. Si vous ignorez de qui il s'agit, appelez le centre de contact de la sécurité sociale au 02/511.51.51 (du lundi au vendredi de 7 à 20 h). Le centre de contact vous indique qui est le gestionnaire d'accès principal.

Votre association n'a pas de gestionnaire d'accès principal ?

Dans ce cas, l'association doit en désigner un. Cette tâche incombe à un représentant légal de votre association. Si vous ignorez qui représente légalement votre association, vous pouvez effectuer des recherches en introduisant le numéro d’entreprise dans BCE Public Search(Nouvelle fenêtre).

En tant que représentant légal, vous désignez un gestionnaire d'accès principal via CSAM :

  1. Rendez-vous sur la page Gestion des Gestionnaires d'accès de CSAM(Nouvelle fenêtre).
  2. Cliquez sur « Désigner un Gestionnaire d'accès principal ».
  3. Choisissez la procédure standard et cliquez sur le bouton « Désigner un Gestionnaire d'accès principal ».
  4. Identifiez-vous avec votre carte d'identité électronique (eID).
  5. Saisissez le numéro d'entreprise de votre association.
  6. Désignez un gestionnaire d'accès principal en introduisant son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Le gestionnaire d'accès principal doit être un représentant légal ou un travailleur de l'association.
  7. Confirmez.

Je suis gestionnaire d'accès principal et souhaite octroyer un accès à Activités complémentaires. Que dois-je faire ?

Vous n'avez jamais octroyé un accès ou vous ne savez plus comment faire ? Lisez notre plan par étapes en format PDF(.pdf-Nouvelle fenêtre).

Vous devez donner à l’intéressé l’accès à Travail associatif par le biais du service en ligne Gestion des accès sur le portail de la sécurité sociale. Pour ouvrir ce service en ligne, vous cliquez sur l’icône qui apparaît quand vous vous identifiez au moyen de votre carte d’identité électronique sur la page d’accueil du portail(Nouvelle fenêtre).

La gestion des accès n'est pas un service en ligne mobile. Nous déconseillons de l'utiliser sur un smartphone.

Vous devez établir la déclaration avant le début du travail associatif.

Vous souhaitez modifier votre déclaration après l’exécution du travail associatif ? Apportez la modification au plus tard avant la fin du mois suivant le mois des prestations.

La date de début ou de fin du travail associatif change ? Adaptez la date au plus tard avant le début réel ou la fin effective des prestations.

Il faut déclarer rétroactivement les prestations si elles sont effectuées avant que l’application ne soit disponible.

Attention : si vous introduisez votre déclaration ou si vous la modifiez trop tardivement, elle sera refusée.

Votre déclaration peut être refusée pour trois raisons :

  • le travailleur associatif auquel vous souhaitez faire appel ne remplit pas les conditions du système, ou
  • le montant maximal que peut gagner le travailleur associatif ou le nombre maximal d’heures mensuelles qu’il peut prester, a été dépassé, ou
  • la déclaration a été introduite tardivement.

Si vous résiliez le contrat avant l’expiration du délai convenu sans motif grave ou sans respecter le délai de préavis, vous devrez payer une indemnité au travailleur associatif. Cette indemnité doit être déclarée à l’ONSS, par voie électronique.

Cette déclaration doit être effectuée au plus tard à la fin du contrat.

Consulter les déclarations

Le service en ligne fournit un aperçu de toutes les déclarations relatives au travail associatif conclues par votre association ainsi que des cotisations de solidarité.

Pour vous identifier en ligne, il vous suffit de posséder : votre carte d'identité électronique (eID), Itsme ou un code de sécurité généré par une application mobile.

Vous pouvez le vérifier dans le moteur de recherche de la Banque-carrefour des entreprises(Nouvelle fenêtre). Vous pouvez également y trouver votre numéro d'entreprise si vous l'avez oublié.

Pour les prestataires de services sociaux

Pour introduire, consulter et modifier les déclarations d'une association en tant que prestataire de services sociaux, vous avez besoin d'un mandat pour le groupe « Travail associatif ». Vous devez introduire ce mandat par voie électronique dans le service en ligne Mahis sur le portail de la sécurité sociale(Nouvelle fenêtre). Vous ne savez pas comment faire ? Consultez le manuel sur le portail de Mahis.